Travel Requests (Solicitudes de viaje)

EmployeePortal > Travel Reimbursement Requests > Travel Requests

This page is used to create, edit, delete, and submit travel reimbursement requests. There are two types of travel requests, mileage and extended. If this page is not enabled, check with your EmployeePortal administrator as your LEA may have opted to not allow access.

If a message is available from your LEA, it is displayed in red at the top of the page.

Employee Notes

The following information is displayed at the top of the page:

FieldDescription
Vendor NbrYour vendor number is displayed as set up in ASCENDER Finance.
Address

Your vendor address is displayed as set up in ASCENDER Finance.

Admin Note: This address is populated from the Remittance Address on the Finance > Maintenance > Vendor Information > Vendor Name/Address tab even when the Order Address is populated. If only the Order Address is populated in ASCENDER Finance, then the Order Address is used.

Note: Employees MUST have an established vendor number to enter travel reimbursement requests.

Commute DistanceThe commute distance is displayed. This is the number of miles between your home and assigned work location.

If you need to update your commute distance, click Change. The Please enter your one-way commute distance pop-up window opens. Type your commute distance and then click Save to close the pop-up window. Valid values are 0-999.9.

Admin Note: The commute distance can also be updated on the employee's demographic record in ASCENDER Personnel.
Pay CampusThe pay campus is displayed. This is your assigned pay campus ID.

Admin Note: The pay campus is retrieved from the highest pay frequency where the employee is active.

A list of your travel requests is displayed if any. The following details are displayed for each travel request:

Travel NbrThe travel number for the existing travel request is displayed. The travel number is assigned to a new request when it is saved or submitted. Once a request is submitted, you can track the progress of the request by the travel number.
First DateFor a single day mileage request, the date of travel is displayed. Or, for extended mileage requests, the first date of travel is displayed.
StatusThe current status of the travel request is displayed.
Request TotalThe total amount of the travel request is displayed.
Check NbrOnce approved and processed, the travel request becomes a Finance check transaction and is paid on the next Finance check run. The check number is displayed.
Check DateThe Finance check run date is displayed.

❏ Use the following fields to filter the travel request data by date range and/or status.

StatusClick Drop-down Arrow to select the status for which you want to view travel request data.

All
Approved
Pending
Saved

From and To DateType the range of dates for which you want to view travel request data or click Calendar Icon to select the dates.

❏ Click Retrieve. A list of travel requests for the specified date range and/or status is displayed.



You have two options to create a travel request.

Option 1: Click Add in the upper-right corner of the Travel Requests page. The Add Travel Request pop-up window opens.

Option 2: From the EmployeePortal homepage calendar, you will notice that the current day is highlighted in yellow.

TIP: If you have any existing approved, pending, or saved travel requests, the entry is displayed for that day on the calendar. You can click the entry to open the details of the request.

  • Click the day for which you want to enter a travel request. The Add Request Type pop-up window opens allowing you select the type of request you want to enter.
  • Click Travel. The Add Travel Request pop-up window opens. The From Date and To Date fields are automatically populated with the date you selected from the calendar. For extended travel requests, select the applicable To Date.



Mileage travel request:

❏ If entering a single travel date or multiple consecutive travel dates for non-extended travel (mileage & incidentals), ensure the following fields are completed:

From DateType the date on which the travel occurred in the MM-DD-YYYY format. Or, click Calendar Icon to select a date. If entering a single date of travel, a To Date is not necessary.
To DateType the date on which the travel ended in the MM-DD-YYYY format. Or, click Calendar Icon to select a date.
CampusThe campus is automatically populated with your assigned pay campus.

Admin Note: The pay campus is retrieved from the highest pay frequency where the employee is active.

❏ If the From Date and To Date selections exceed a single day, the Overnight Trip? check box is displayed.

Do not select the Overnight Trip? check box for non-extended travel.

Note: Selecting the Overnight Trip? check box allows the display of the additional fields needed when creating an extended travel request entry.

❏ Click Add. The Travel Request page is displayed with an entry for each day of your travel with dates populated according to your selected to/from dates.

Otherwise, click Cancel to close the Add Travel Request pop-window and return to the EmployeePortal calendar or the Travel Request page.


The Travel Summary is displayed at the top of the page with the following details:

Note: If you are entering a new request, this information is blank.

  • Travel Nbr - Displays the assigned travel number.
  • Status - Displays the status of the travel request.
  • Date Entered - Displays the date the travel request was entered.
  • Total Miles - Displays the total miles traveled minus commute miles.
  • Total Misc - Displays the total amount of all miscellaneous items.
  • Total Request - Displays the total amount of the travel request (mileage + miscellaneous items).
  • Account - Displays the assigned account codes to be expensed.
  • Amount - Displays the amount to be expensed for each assigned account code.
  • Approver - Displays the approver's name.
  • Alternate Approver - Displays the approver's alternate approver if any.
  • Approval Status - Displays the approver's approval status (Approved, Pending, or Returned).

Mileage Travel Request


Assign account codes:

❏ Click the Account Codes link to assign an account code to a specific travel day within the travel request. Or, click the Assign Account Codes button at the top of the page to assign account codes to the entire travel request.

The Assign Account Codes pop-up window opens allowing you to enter account code information for the travel request. Only account codes to which you have access are displayed.

The Assign Account Codes button overrides any accounts code assignments for a specific travel day within a travel request.

  • Click +Add to add a blank account code line. You can add additional account codes rows as needed.
  • In the Account Code column, type the account code. Or, click Ellipsis Icon to open the Account Codes pop-up window and search for an account code.
    • Type the applicable account code components, click Ellipsis Icon to open the Fund Search pop-up window, or leave blank for all account codes, and then click Search. A list of available account codes is displayed.
    • Select an account code from the list. The Account Code and Description fields are populated with the selected account code.
    • Click Clear to clear your selections.
    • Click X to close the Account Codes pop-up window.
  • In the Percent column, type the percent of the travel request amount to be expensed to the account code. Or, in the Amount column, type the dollar amount of the travel request amount to be expensed to the account code.

❏ Click Calculate Percent to populate the Percent column based on the amount entered in the Amount column.

❏ Click Calculate Amount to populate the Amount column based on the percentage entered in the Percent column.

The total percentage and amount distribution for all accounts listed is displayed.


❏ Click OK to save your changes and close the pop-up window. Click X or Cancel to close the pop-up window without saving your changes.

❏ Click + to add an additional travel request entry.



Extended travel request:

❏ If entering multiple consecutive travel dates for extended travel (mileage, lodging, meals, and incidentals), complete the following fields:

From DateType the date on which the travel occurred in the MM-DD-YYYY format. Or, click Calendar Icon to select a date. If entering an extended travel request, indicate the first date of travel.
To DateType the date on which the travel ended in the MM-DD-YYYY format. Or, click Calendar Icon to select a date. If entering an extended travel request, indicate the last date of travel.
CampusThe campus is automatically populated with your assigned pay campus.

Admin Note: The pay campus is retrieved from the highest pay frequency where the employee is active.

❏ If the From Date and To Date selections exceed a single day, the Overnight Trip? check box is displayed.

Select the Overnight Trip? check box. The time fields are displayed.

Note: Selecting the Overnight Trip? check box allows the display of the additional fields needed when creating an extended travel request entry.

From TimeType the time at which you departed the origin location (start time) in the HH MM AM/PM format. Or, click Clock Icon to select the start time.
To TimeType the time at which you returned to the origin location (end time) in the HH MM AM/PM format. Or, click Clock Icon to select the end time.

❏ Click Add. The Travel Request page is displayed with an entry for each day of your travel with dates populated according to your selected to/from dates.

Otherwise, click Cancel to close the Add Travel Request pop-window and return to the EmployeePortal calendar or the Travel Request page.


The Travel Summary is displayed at the top of the page with the following details:

Note: If you are entering a new request, this information is blank.

  • Travel Nbr - Displays the assigned travel number.
  • Status - Displays the status of the travel request.
  • Date Entered - Displays the date the travel request was entered.
  • Total Miles - Displays the total miles traveled minus commute miles.
  • Total Misc - Displays the total amount of all miscellaneous items.
  • Total Request - Displays the total amount of the travel request (mileage + miscellaneous items).
  • Account - Displays the assigned account codes to be expensed.
  • Approver - Displays the approver's name.
  • Alternate Approver - Displays the approver's alternate approver if any.
  • Approval Status - Displays the approver's approval status (Approved, Pending, or Returned).


Extended Travel Request

Assign account codes:

❏ Click the Account Codes link to assign an account code to a specific travel day within the travel request. Or, click the Assign Account Codes button at the top of the page to assign account codes to the entire travel request.

The Assign Account Codes pop-up window opens allowing you to enter account code information for the travel request. Only account codes to which you have access are displayed.

The Assign Account Codes button overrides any accounts code assignments for a specific travel day within a travel request.

  • Click +Add to add a blank account code line. You can add additional account codes rows as needed.
  • In the Account Code column, type the account code. Or, click Ellipsis Icon to open the Account Codes pop-up window and search for an account code.
    • Type the applicable account code components, click Ellipsis Icon to open the Fund Search pop-up window, or leave blank for all account codes, and then click Search. A list of available account codes is displayed.
    • Select an account code from the list. The Account Code and Description fields are populated with the selected account code.
    • Click Clear to clear your selections.
    • Click X to close the Account Codes pop-up window.
  • In the Percent column, type the percent of the travel request amount to be expensed to the account code. Or, in the Amount column, type the dollar amount of the travel request amount to be expensed to the account code.

❏ Click Calculate Percent to populate the Percent column based on the amount entered in the Amount column.

❏ Click Calculate Amount to populate the Amount column based on the percentage entered in the Percent column.

The total percentage and amount distribution for all accounts listed is displayed.


❏ Click OK to save your changes and close the pop-up window. Click X or Cancel to close the pop-up window without saving your changes.


Once you have completed your travel request:

❏ Click Save to save the request without submitting it for approval. The Documents button at the top of the page is enabled allowing you to upload documents such as receipts, maps, etc. Once the request is saved, you can return to it at a later time to make changes and/or submit it for approval.

❏ Click Submit to submit the request for approval. The request is sent through the appropriate approval path.

You will receive an email message when the request is approved/returned.


❏ Click Cancel to return to the Travel Requests page.

Solicitudes de viaje

EmployeePortal > Solicitudes de reembolso de viajes > Solicitudes de viaje

Esta página se usa para crear, editar, borrar y enviar solicitudes de reembolso de viajes. Hay dos tipos de solicitudes de viajes, millas recorridas y extendido. Si esta página no está habilitada, consulte a su administrador de EmployeePortal, ya que su agencia educativa local puede haber decidido no permitir el acceso.

Si hay disponible un mensaje de su agencia educativa local, aparecerá en rojo en la parte superior de la página.

Notas para el empleado

La siguiente información se muestra en la parte superior de la página:

CampoDescripción
Núm. de proveedorSe muestra su número de proveedor configurado en ASCENDER Finanzas.
DirecciónSe muestra su dirección de proveedor configurada en ASCENDER Finanzas.

Nota del administrador: Esta dirección se llena con la información de la Dirección de pago en Finanzas > Mantenimiento > Información del proveedor > Nombre/Dirección del proveedor, incluso cuando se llena la Dirección de la orden. Si solamente se llena la Dirección de la orden en ASCENDER Finanzas, entonces se usa la Dirección de la orden.

Nota: Los empleados DEBEN tener un número de proveedor establecido para capturar solicitudes de reembolso de viajes.

Distancia de trasladoSe muestra la distancia de traslado. Esta es la cantidad de millas entre su domicilio y su lugar de trabajo asignado.

Si necesita modificar su distancia de traslado, oprima Cambiar. Se abre la ventana emergente Por favor escriba su distancia de traslado en un solo sentido. Escriba su distancia de traslado y luego haga clic en Guardar para cerrar la ventana emergente. Los valores válidos son 0-999.9.

Nota del administrador: La distancia de traslado también puede modificarse en el registro demográfico del empleado en ASCENDER Personal.
Plantel de pagaSe muestra el plantel de paga. Este es el identificador del plantel de paga al que está asignado. Nota del administrador: El plantel de paga se toma de la frecuencia de pago más alta en la que el empleado está activo.

Se muestra una lista de sus viajes, si existen. Se muestran los siguientes detalles de cada solicitud de viaje:

Núm. de viajeSe muestra el número de viaje de la solicitud de viaje existente. El número de viaje se asigna a una nueva solicitud cuando se guarda o envía. Después de enviar una solicitud, puede dar seguimiento al progreso de la solicitud usando el número de viaje.
Primera fechaPara una solicitud de millas recorridas en un solo día, se muestra la fecha del viaje. O bien, para solicitudes extendidas de millas recorridas, se muestra la fecha del primer viaje.
EstadoSe muestra el estado actual de la solicitud de viaje.
Total solicitadoSe muestra el monto total de la solicitud de viaje.
Núm. de chequeDespués de que se apruebe y procese, la solicitud de viaje se convierte en una transacción de cheque de Finanzas y se paga en la siguiente ejecución de cheques de Finanzas. Se muestra el número de cheque.
Fecha del chequeSe muestra la fecha de ejecución del cheque en Finanzas.

❏ Use los siguientes campos para filtrar la información de la solicitud de viaje por rango de fechas o por estado.

EstadoHaga clic en la flecha del menú desplegable para seleccionar el estado para el que quiere ver la información de las solicitudes de viaje.

Todos
Aprobados
Pendientes
Guardados
Desde y HastaEscriba el rango de fechas para el que desea ver la información de las solicitudes de viajes, o haga clic en el ícono de calendario para seleccionar las fechas.

❏ Haga clic en Recuperar. Se muestra una lista de solicitudes de viajes del rango de fechas o el estado especificados.


Tiene dos opciones para crear una solicitud de viaje.

Opción 1: Haga clic en Añadir en la esquina superior derecha de la página Solicitudes de viaje. Se abre la ventana emergente Añadir solicitud de viaje.

Opción 2: Desde el calendario de la página de inicio de EmployeePortal, notará que el día presente está resaltado en amarillo.

CONSEJO: Si tiene solicitudes de viaje aprobadas, pendientes o guardadas, aparecen como anotaciones en ese día del calendario. Puede hacer clic en la anotación para abrir los detalles de la solicitud.


Solicitudes de viaje por millas recorridas

❏ Si captura una sola fecha de viaje o varias fechas de viaje consecutivas para viajes no extendidos (millas recorridas y gastos indirectos), asegúrese de llenar los siguientes campos:

Fecha inicialEscriba la fecha en la que ocurrió el viaje, en formato MM-DD-AAAA. O haga clic en el ícono de calendario para seleccionar una fecha. Si captura una sola fecha de viaje, no necesita una fecha final.
Fecha finalEscriba la fecha en la que terminó el viaje, en formato MM-DD-AAAA. O haga clic en el ícono de calendario para seleccionar una fecha.
PlantelEl plantel se llena automáticamente con su plantel de paga asignado. Nota del administrador: El plantel de paga se toma de la frecuencia de pago más alta en la que el empleado está activo.

❏ Si las selecciones de Fecha inicial y Fecha final exceden a un solo día, aparece la casilla ¿Pasar la noche?

No seleccione la casilla ¿Pasar la noche? para viajes que no sean extendidos.

Nota: Seleccionar la casilla ¿Pasar la noche? permite mostrar los campos adicionales necesarios para crear una solicitud de viaje extendido.

❏ Haga clic en Añadir. Se muestra la página Solicitud de viaje, con una anotación para cada día de su viaje y con las fechas seleccionadas según las fechas inicial y final que capturó.

De lo contrario, haga clic en Cancelar para cerrar la ventana emergente Añadir solicitud de viaje y regresar al calendario de EmployeePortal o a la página Solicitud de viaje.


Solicitud de viaje por millas recorridas

El resumen de viajes aparece en la parte superior de la página, con los siguientes detalles:

Nota: Si captura una solicitud nueva, esta información está en blanco.

❏ Llene la siguiente información de la solicitud.

FechaLa fecha de viaje se llena automáticamente con la fecha que usted seleccionó en la ventana Añadir solicitud de viaje, pero puede modificarse. Escriba la fecha en la que se hizo el viaje, en formato MM-DD-AAAA. O haga clic en el ícono de calendario para seleccionar una fecha.
Hora de inicioEscriba la hora en la que partió del sitio original (hora de inicio) en formato HH MM AM/PM. O bien, haga clic en el ícono de reloj para seleccionar la hora de inicio.
Hora de terminaciónSi el viaje capturado es redondo, escriba la hora a la que regresó al lugar original (hora de terminación) en formato HH MM AM/PM. Si el viaje capturado es en un solo sentido, escriba la hora a la que llegó a su destino. O bien, haga clic en el ícono de reloj para seleccionar la hora de terminación.
ContactoEscriba el nombre de su persona de contacto en el destino. Este campo puede contener un máximo de 40 caracteres y es obligatorio.
PropósitoEscriba el propósito del viaje. Este campo puede contener un máximo de 180 caracteres y es obligatorio.
Millas inicialesEscriba la lectura inicial del odómetro. Si se usa este campo, deje en blanco el campo Mapa.
Millas finalesEscriba la lectura final del odómetro. Si se usa este campo, deje en blanco el campo Mapa.
Mapa de millas recorridasPuede usar este campo para escribir las millas reembolsables totales. Si usa este campo, debe los campos Millas iniciales/finales en blanco. Escriba el número de millas desde el punto de origen al destino, si el viaje es en un solo sentido, calculadas con software de mapeo. Para viajes redondos, duplique las millas recorridas del total en un solo sentido.
TotSe calculan y muestran las millas recorridas totales (Millas iniciales - Millas finales).
Viaje redondo Seleccione para indicar que la anotación corresponde a un viaje redondo con las mismas millas recorridas en cada sentido (dos viajes en un solo sentido, uno del punto A al punto B y el otro del punto B al punto A). Seleccionar Viaje redondo duplica las millas totales de la anotación.
Traslado cotidianoSeleccione para incluir la distancia de su traslado cotidiano en el cálculo de las millas recorridas. Seleccione solamente los viajes en los que salga de su domicilio a un destino, o en los que salga de un destino para ir a su domicilio.

Si selecciona Viaje redondo, las millas del traslado cotidiano se deducen dos veces de las millas totales. Si no selecciona Viaje redondo, las millas del traslado cotidiano se deducen solamente una vez de las millas totales. Por ejemplo, si captura un viaje de un solo sentido desde su domicilio a un destino con un total de 50 millas y la distancia de su traslado cotidiano es de 20 millas, entonces sus millas totales de la solicitud serán 30 millas (50 - 20).
Tarifa por millas recorridasSe muestra la tarifa de reembolso por millas recorridas. Esta tarifa se configura en la aplicación ASCENDER Finanzas, de acuerdo con las fechas de viaje.
Importe total por millas recorridasSe muestra el importe total a reembolsar por la anotación (Millas totales - Distancia de traslado cotidiano X Tarifa de reembolso por milla).
Importe variosEscriba el importe de los gastos adicionales por conceptos como peajes, cuotas de estacionamiento, etc. En el campo Motivo varios, indique el motivo del importe varios.

CONSEJO: Si los campos Punto de origen y Destino no están habilitados, significa que su administrador de EmployeePortal ha habilitado la función de bloqueo de lugares. Haga clic en el enlace Lugares para seleccionar de una lista predefinida de lugares de viaje.

❏ En Punto de origen:

Descripción del origenEscriba una descripción del lugar de partida.
Dirección de origenEscriba la dirección de la que partió.
CiudadEscriba el nombre de la ciudad de la dirección de origen. Este campo puede contener un máximo de 25 caracteres.
EstadoHaga clic en la flecha del menú desplegable para seleccionar un estado para la dirección de origen.
Código postalEscriba los cinco dígitos del código postal de la dirección de origen.

❏ En Destino:

Descripción del destinoEscriba una descripción del lugar de destino.
Dirección de destinoEscriba la dirección a la que viajó.
CiudadEscriba el nombre de la ciudad de la dirección de destino. Este campo puede contener un máximo de 25 caracteres.
EstadoHaga clic en la flecha del menú desplegable para seleccionar un estado para la dirección de destino.
Código postalEscriba los cinco dígitos del código postal de la dirección de destino.

❏ Si el bloqueo de lugares está habilitado, haga clic en el enlace Lugares para abrir y seleccionar de una lista predefinida de lugares de viaje.

Asignar códigos de cuenta:

❏ Haga clic en el enlace Códigos de cuenta para asignar un código de cuenta a un día de viaje específico en la solicitud de viaje. O bien, haga clic en el botón Asignar códigos de cuenta en la parte superior de la página para asignar códigos de cuenta a toda la solicitud de viaje.

Se abrirá la ventana emergente Asignar códigos de cuenta, que le permite capturar la información del código de cuenta de la solicitud de viaje. Solamente se muestran los códigos de cuenta a los que usted tiene acceso.

El botón Asignar códigos de cuenta tiene prioridad sobre las asignaciones de códigos de cuenta para un día de viaje específico en una solicitud de viaje.

❏ Haga clic en Calcular porcentaje para llenar la columna Porcentaje con base en la cantidad capturada en la columna Importe.

❏ Haga clic en Calcular importe para llenar la columna Importe, con base en el porcentaje capturado en la columna Porcentaje.

Se muestran el porcentaje total y la distribución de importes a todas las cuentas incluidas.

❏ Haga clic en OK para guardar sus cambios y cerrar la ventana emergente. De lo contrario, haga clic en Cancelar.

❏ Haga clic en + para añadir una anotación adicional.



Solicitud de viaje extendido:

❏ Si captura varias fechas de viaje consecutivas para un viaje extendido (millas recorridas, alojamiento, comidas y gastos indirectos), asegúrese de llenar los siguientes campos:

Fecha inicialEscriba la fecha en la que ocurrió el viaje, en formato MM-DD-AAAA. O haga clic en el ícono de calendario para seleccionar una fecha. Si captura una solicitud de viaje extendido, indique la primera fecha del viaje.
Fecha finalEscriba la fecha en la que terminó el viaje, en formato MM-DD-AAAA. O haga clic en el ícono de calendario para seleccionar una fecha. Si captura una solicitud de viaje extendido, indique la última fecha del viaje.
PlantelEl plantel se llena automáticamente con su plantel de paga asignado. Nota del administrador: El plantel de paga se toma de la frecuencia de pago más alta en la que el empleado está activo.

❏ Si las selecciones de Fecha inicial y Fecha final exceden a un solo día, aparece la casilla ¿Pasar la noche?

Seleccione la casilla ¿Pasar la noche? Aparecerán los campos de hora.

Nota: Seleccionar la casilla ¿Pasar la noche? permite mostrar los campos adicionales necesarios para crear una solicitud de viaje extendido.

Hora de inicioEscriba la hora en la que partió del sitio original (hora de inicio) en formato HH MM AM/PM. O bien, haga clic en el ícono de reloj para seleccionar la hora de inicio.
Hora de terminaciónEscriba la hora a la que regresó al lugar original (hora de terminación) en formato HH MM AM/PM. O bien, haga clic en el ícono de reloj para seleccionar la hora de terminación.

❏ Haga clic en Añadir. Se muestra la página Solicitud de viaje, con una anotación para cada día de su viaje y con las fechas seleccionadas según las fechas inicial y final que capturó.

De lo contrario, haga clic en Cancelar para cerrar la ventana emergente Añadir solicitud de viaje y regresar al calendario de EmployeePortal o a la página Solicitud de viaje.

Solicitud de viaje extendido

El resumen de viajes aparece en la parte superior de la página, con los siguientes detalles:

Nota: Si captura una solicitud nueva, esta información está en blanco.

❏ Llene la siguiente información de la solicitud.

Los campos Partida y Regreso se llenan automáticamente con las fechas y horas seleccionadas en la ventana emergente Añadir solicitud de viaje.

❏ Después de capturar todos los detalles de viaje de la anotación del primer día, en las anotaciones subsecuentes aparece la casilla Copiar del día anterior. Seleccione esa casilla para copiar todos los detalles del viaje del día anterior y luego haga los cambios necesarios. Esta función anula los datos existentes y los reemplaza con los detalles del día anterior. Si selecciona esta casilla en el último día del viaje y el día del que está copiando tiene un importe de cena, el campo Cena no se llenará si la hora de regreso no es más tarde que la Hora de regreso elegible para cena definida en ASCENDER Finanzas.

ContactoEscriba el nombre de su persona de contacto en el destino. Este campo puede contener un máximo de 40 caracteres y es obligatorio.
PropósitoEscriba el propósito del viaje. Este campo puede contener un máximo de 180 caracteres y es obligatorio.

❏ En Punto de origen:

Descripción del origenEscriba una descripción del lugar de partida.
Dirección de origenEscriba la dirección de la que partió.
CiudadEscriba el nombre de la ciudad de la dirección de origen. Este campo puede contener un máximo de 25 caracteres.
EstadoHaga clic en la flecha del menú desplegable para seleccionar un estado para la dirección de origen.
Código postal Escriba los cinco dígitos del código postal de la dirección de origen.

❏ En Destino:

Descripción del destinoEscriba una descripción del lugar de destino.
Dirección de destinoEscriba la dirección a la que viajó.
CiudadEscriba el nombre de la ciudad de la dirección de destino. Este campo puede contener un máximo de 25 caracteres.
EstadoHaga clic en la flecha del menú desplegable para seleccionar un estado para la dirección de destino.
Código postalEscriba los cinco dígitos del código postal de la dirección de destino.

❏ Si el bloqueo de lugares fue habilitado por su administrador de EmployeePortal, haga clic en el enlace Lugares para abrir y seleccionar de una lista predefinida de lugares de viaje.

❏ En Detalles del viaje hay una sección de anotación para cada día del viaje. Llene los campos que correspondan.

Millas inicialesEscriba la lectura inicial del odómetro. Si se usa este campo, deje en blanco el campo Mapa.
Millas finalesEscriba la lectura final del odómetro. Si se usa este campo, deje en blanco el campo Mapa.
Mapa de millas recorridasPuede usar este campo para escribir las millas reembolsables totales. Si usa este campo, debe los campos Millas iniciales/finales en blanco. Escriba el número de millas desde el punto de origen al destino, si el viaje es en un solo sentido, calculadas con software de mapeo. Para viajes redondos, duplique las millas recorridas del total en un solo sentido.
Viaje redondoSeleccione para indicar que la anotación corresponde a un viaje redondo con las mismas millas recorridas en cada sentido (dos viajes en un solo sentido, uno del punto A al punto B y el otro del punto B al punto A). Seleccionar Viaje redondo duplica las millas totales de la anotación.
Traslado cotidianoSeleccione para incluir la distancia de su traslado cotidiano en el cálculo de las millas recorridas. Seleccione solamente los viajes en los que salga de su domicilio a un destino, o en los que salga de un destino para ir a su domicilio.

Si selecciona Viaje redondo, las millas del traslado cotidiano se deducen dos veces de las millas totales. Si no selecciona Viaje redondo, las millas del traslado cotidiano se deducen solamente una vez de las millas totales.

Por ejemplo, si captura un viaje de un solo sentido desde su domicilio a un destino con un total de 50 millas y la distancia de su traslado cotidiano es de 20 millas, entonces sus millas totales de la solicitud serán 30 millas (50 - 20).
TotSe calculan y muestran las millas recorridas totales (Millas iniciales - Millas finales).
Tarifa por millas recorridasSe muestra la tarifa de reembolso por millas recorridas. Esta tarifa se configura en ASCENDER Finanzas, de acuerdo con las fechas de viaje.
Importe total por millas recorridasSe muestra el importe total a reembolsar por la anotación (Millas totales - Distancia de traslado cotidiano X Tarifa de reembolso por milla).
AlojamientoSi es necesario alojarse en un hotel, escriba el nombre del hotel. Este campo puede contener un máximo de 35 caracteres. El gasto de hotel puede pagarse usando una de dos formas:

Usted puede pagar la factura y solicitar un reembolso. En ese caso, escriba el importe en el campo Importe de reembolso.

El hotel puede enviar su factura directamente a la agencia educativa local o el centro de servicio. En ese caso, escriba el número de referencia en el campo Núm. ref. factura directa (hasta 20 caracteres).
Comidas

En los campos Desayuno, Almuerzo y Cena, escriba el importe incurrido por gastos de comidas. Estos importes no pueden exceder los límites establecidos por su administrador de EmployeePortal en ASCENDER Finanzas.

Notas:

• Para recibir un reembolso del desayuno en el primer día de viaje, la hora inicial (partida) debe ser más temprano que la Hora de partida elegible para desayuno, según lo definido en ASCENDER Finanzas.

• Para recibir un reembolso de la cena en el último día de viaje, la hora final (regreso) debe ser más tarde que la Hora de regreso elegible para cena, según lo definido en ASCENDER Finanzas.

Si necesita más información sobre estos importes y horas, comuníquese con su supervisor o con el administrador de EmployeePortal.

Aprobación manual de comidasSeleccione su algún gasto por comidas en la fecha excedió los límites. Si lo selecciona, debe escribir una explicación en el campo Motivo de aprobación manual.
Total de comidasSe muestra el total de los gastos de desayuno, almuerzo y cena.
Gastos adicionalesEn los campos Estacionamiento, Taxi y Varios, escriba los importes de sus gastos por estacionamiento, taxi o varios durante el día.

El campo Varios se usa para gastos que no entran en ninguna de las otras categorías. Si se captura un importe en el campo Varios, se requiere una explicación en el campo Motivo de varios.
Total de gastos adicionalesSe muestra la suma de todos los gastos adicionales del día.
Total diarioSe muestra la suma de todos los gastos del día.

Asignar códigos de cuenta:

❏ Haga clic en el enlace Códigos de cuenta para asignar un código de cuenta a un día de viaje específico en la solicitud de viaje. O bien, haga clic en el botón Asignar códigos de cuenta en la parte superior de la página para asignar códigos de cuenta a toda la solicitud de viaje.

Se abrirá la ventana emergente Asignar códigos de cuenta, que le permite capturar la información del código de cuenta de la solicitud de viaje. Solamente se muestran los códigos de cuenta a los que usted tiene acceso.

El botón Asignar códigos de cuenta tiene prioridad sobre las asignaciones de códigos de cuenta para un día de viaje específico en una solicitud de viaje.

❏ Haga clic en Calcular porcentaje para llenar la columna Porcentaje con base en la cantidad capturada en la columna Importe.

❏ Haga clic en Calcular importe para llenar la columna Importe, con base en el porcentaje capturado en la columna Porcentaje.

Se muestran el porcentaje total y la distribución de importes a todas las cuentas incluidas.

❏ Haga clic en OK para guardar sus cambios y cerrar la ventana emergente. De lo contrario, haga clic en Cancelar.

Cuando haya terminado su solicitud de viaje:

❏ Haga clic en Guardar para guardar la solicitud sin enviarla para su aprobación. En este punto se muestra el botón Documentos en la parte superior de la página, que le permite cargar documentos tales como recibos, mapas, etc. Después de guardar la solicitud, puede volver a ella en un momento posterior para hacer cambios o enviarla para su aprobación.

❏ Haga clic en Enviar para enviar la solicitud para su aprobación. La solicitud se envía por la ruta de aprobación apropiada.

Usted recibirá un mensaje por correo electrónico cuando la solicitud sea aprobada o devuelta.

❏ Haga clic en Imprimir para imprimir los detalles de la solicitud.

❏ Haga clic en Cancelar para cancelar la solicitud y regresar a la página Solicitudes de viaje.