EmployeePortal > Travel Reimbursement Requests > Travel Requests
This page is used to create, edit, delete, and submit travel reimbursement requests. There are two types of travel requests, mileage and extended. If this page is not enabled, check with your EmployeePortal administrator as your LEA may have opted to not allow access.
If a message is available from your LEA, it is displayed in red at the top of the page.
The following information is displayed at the top of the page:
Field | Description |
---|---|
Vendor Nbr | Your vendor number is displayed as set up in ASCENDER Finance. |
Address |
Your vendor address is displayed as set up in ASCENDER Finance. |
Note: Employees MUST have an established vendor number to enter travel reimbursement requests.
Commute Distance | The commute distance is displayed. This is the number of miles between your home and assigned work location. If you need to update your commute distance, click Change. The Please enter your one-way commute distance pop-up window opens. Type your commute distance and then click Save to close the pop-up window. Valid values are 0-999.9. Admin Note: The commute distance can also be updated on the employee's demographic record in ASCENDER Personnel. |
---|---|
Pay Campus | The pay campus is displayed. This is your assigned pay campus ID. Admin Note: The pay campus is retrieved from the highest pay frequency where the employee is active. |
A list of your travel requests is displayed if any. The following details are displayed for each travel request:
Travel Nbr | The travel number for the existing travel request is displayed. The travel number is assigned to a new request when it is saved or submitted. Once a request is submitted, you can track the progress of the request by the travel number. |
---|---|
First Date | For a single day mileage request, the date of travel is displayed. Or, for extended mileage requests, the first date of travel is displayed. |
Status | The current status of the travel request is displayed. |
Request Total | The total amount of the travel request is displayed. |
Check Nbr | Once approved and processed, the travel request becomes a Finance check transaction and is paid on the next Finance check run. The check number is displayed. |
Check Date | The Finance check run date is displayed. |
❏ Use the following fields to filter the travel request data by date range and/or status.
❏ Click Retrieve. A list of travel requests for the specified date range and/or status is displayed.
You have two options to create a travel request.
Option 1: Click Add in the upper-right corner of the Travel Requests page. The Add Travel Request pop-up window opens.
Option 2: From the EmployeePortal homepage calendar, you will notice that the current day is highlighted in yellow.
TIP: If you have any existing approved, pending, or saved travel requests, the entry is displayed for that day on the calendar. You can click the entry to open the details of the request.
Mileage travel request:
❏ If entering a single travel date or multiple consecutive travel dates for non-extended travel (mileage & incidentals), ensure the following fields are completed:
❏ If the From Date and To Date selections exceed a single day, the Overnight Trip? check box is displayed.
Do not select the Overnight Trip? check box for non-extended travel.
Note: Selecting the Overnight Trip? check box allows the display of the additional fields needed when creating an extended travel request entry.
❏ Click Add. The Travel Request page is displayed with an entry for each day of your travel with dates populated according to your selected to/from dates.
Otherwise, click Cancel to close the Add Travel Request pop-window and return to the EmployeePortal calendar or the Travel Request page.
The Travel Summary is displayed at the top of the page with the following details:
Note: If you are entering a new request, this information is blank.
❏ Complete the following information for the request:
TIP: If the Mileage (Start, Stop, and Map) fields, Point of Origin, and Destination fields are disabled, the Location Locking feature has been enabled by your EmployeePortal administrator and you must click the Locations link to select from a predefined list of travel locations and distances.
❏ Under Point of Origin:
❏ Under Destination:
❏ If Location Locking is enabled, click the Locations link to open and select from a predefined list of travel locations.
Assign account codes:
❏ Click the Account Codes link to assign an account code to a specific travel day within the travel request. Or, click the Assign Account Codes button at the top of the page to assign account codes to the entire travel request.
The Assign Account Codes pop-up window opens allowing you to enter account code information for the travel request. Only account codes to which you have access are displayed.
The Assign Account Codes button overrides any accounts code assignments for a specific travel day within a travel request.
❏ Click Calculate Percent to populate the Percent column based on the amount entered in the Amount column.
❏ Click Calculate Amount to populate the Amount column based on the percentage entered in the Percent column.
The total percentage and amount distribution for all accounts listed is displayed.
❏ Click OK to save your changes and close the pop-up window. Click X or Cancel to close the pop-up window without saving your changes.
❏ Click + to add an additional travel request entry.
Extended travel request:
❏ If entering multiple consecutive travel dates for extended travel (mileage, lodging, meals, and incidentals), complete the following fields:
❏ If the From Date and To Date selections exceed a single day, the Overnight Trip? check box is displayed.
Select the Overnight Trip? check box. The time fields are displayed.
Note: Selecting the Overnight Trip? check box allows the display of the additional fields needed when creating an extended travel request entry.
❏ Click Add. The Travel Request page is displayed with an entry for each day of your travel with dates populated according to your selected to/from dates.
Otherwise, click Cancel to close the Add Travel Request pop-window and return to the EmployeePortal calendar or the Travel Request page.
The Travel Summary is displayed at the top of the page with the following details:
Note: If you are entering a new request, this information is blank.
❏ Complete the following information for the request:
The Depart and Return fields are automatically populated with the dates and times selected in the Add Travel Request pop-up window.
❏ After all travel details have been entered for the first day's entry, the Copy from Previous Day check box is displayed on subsequent entries. Select this check box to copy all travel details from the previous day's entry and make changes as needed. This feature overrides any existing data and replaces it with the previous day details. If selecting this check box on the last travel day and the day from which you are copying has a dinner amount, the Dinner field will not be populated if the return time is not later than the Dinner Eligible Return Time as defined in ASCENDER Finance.
Contact | Type the name of your contact person at the destination. This field can be a maximum of 40 characters and is required. |
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Purpose | Type the purpose of the trip. This field can be a maximum of 180 characters and is required. |
❏ Under Point of Origin:
❏ Under Destination:
❏ Under Travel Detail, there is an entry section for each travel day. Complete the applicable fields:
Mileage Start | Type the beginning odometer reading. If this field is used, leave the Map field blank. |
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Mileage Stop | Type the ending odometer reading. If this field is used, leave the Map field blank. |
Mileage Map | This field can be used to enter the total reimbursable miles. If this field is used, leave the Mileage Start/Stop fields blank. Type the number of miles from the point of origin to the destination point if one-way, calculated using mapping software. For round-trip, double the mileage of the one-way total. |
Round Trip | Select to indicate that the entry is round trip with the same mileage each way (two one-way trips, one from Point A to Point B and the other from Point B to Point A). Selecting Round Trip doubles the total mileage for the entry. |
Commute | Select to include your commute distance in the mileage calculation. This is the mileage that you would normally travel from home to work and vice versa. If Round Trip is selected, the commute mileage is deducted twice from the total mileage. If Round Trip is not selected, the commute mileage is only deducted once from the total mileage. For example, if you enter a one-way trip leaving from home to a destination for a total of 50 miles and your commute distance is set to 20 miles, then your total mileage for the request is 30 miles (50 - 20). |
Tot | The total mileage (Start Mileage - Stop Mileage) for the entry is calculated and displayed. |
Mileage Rate | The mileage reimbursement rate is displayed. This rate is set up in ASCENDER Finance according to the travel dates. |
Total Mileage Amount | The total amount to be reimbursed for the entry (Total Mileage - Commute Distance x Mileage Reimbursement Rate) is displayed. |
Accommodations | If a hotel stay was necessary, type the name of the hotel. This field can be a maximum of 35 characters. The hotel expense can be paid one of two ways: You can pay the bill and request reimbursement. In this case, type the amount in the Reimbursement Amt field. The hotel can direct bill the LEA or service center. In this case, type the reference number in the Direct Bill Ref Nbr field (up to 20 characters). |
Meals | In the Breakfast, Lunch, and Dinner fields, type the amount for incurred meal expenses. These amounts cannot exceed the limits set by your EmployeePortal administrator in ASCENDER Finance.
Notes:
If you need further information about these amounts and times, contact your supervisor or EmployeePortal administrator. |
Meal Override | Select if any meal expenses for the date exceeded the limits. If selected, an explanation is required in the Override Reason field. |
Meal Total | The sum of expenses for breakfast, lunch, and dinner is displayed. |
Additional Expenses | In the Parking, Taxi, or Misc fields, type the amount of any parking, taxi, or miscellaneous expenses for the day. The Misc field is used for expenses that do not fall under any of the other categories. If an amount is entered in the Misc field, an explanation is required in the Misc Reason field. |
Additional Expense Total | The sum of all additional expenses for the day is displayed. |
Daily Total | The sum of all expenses for the day is displayed. |
Assign account codes:
❏ Click the Account Codes link to assign an account code to a specific travel day within the travel request. Or, click the Assign Account Codes button at the top of the page to assign account codes to the entire travel request.
The Assign Account Codes pop-up window opens allowing you to enter account code information for the travel request. Only account codes to which you have access are displayed.
The Assign Account Codes button overrides any accounts code assignments for a specific travel day within a travel request.
❏ Click Calculate Percent to populate the Percent column based on the amount entered in the Amount column.
❏ Click Calculate Amount to populate the Amount column based on the percentage entered in the Percent column.
The total percentage and amount distribution for all accounts listed is displayed.
❏ Click OK to save your changes and close the pop-up window. Click X or Cancel to close the pop-up window without saving your changes.
Once you have completed your travel request:
❏ Click Save to save the request without submitting it for approval. The Documents button at the top of the page is enabled allowing you to upload documents such as receipts, maps, etc. Once the request is saved, you can return to it at a later time to make changes and/or submit it for approval.
❏ Click Submit to submit the request for approval. The request is sent through the appropriate approval path.
You will receive an email message when the request is approved/returned.
❏ Click Cancel to return to the Travel Requests page.
EmployeePortal > Solicitudes de reembolso de viajes > Solicitudes de viaje
Esta página se usa para crear, editar, borrar y enviar solicitudes de reembolso de viajes. Hay dos tipos de solicitudes de viajes, millas recorridas y extendido. Si esta página no está habilitada, consulte a su administrador de EmployeePortal, ya que su agencia educativa local puede haber decidido no permitir el acceso.
Si hay disponible un mensaje de su agencia educativa local, aparecerá en rojo en la parte superior de la página.
La siguiente información se muestra en la parte superior de la página:
Campo | Descripción |
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Núm. de proveedor | Se muestra su número de proveedor configurado en ASCENDER Finanzas. |
Dirección | Se muestra su dirección de proveedor configurada en ASCENDER Finanzas. Nota del administrador: Esta dirección se llena con la información de la Dirección de pago en Finanzas > Mantenimiento > Información del proveedor > Nombre/Dirección del proveedor, incluso cuando se llena la Dirección de la orden. Si solamente se llena la Dirección de la orden en ASCENDER Finanzas, entonces se usa la Dirección de la orden. |
Nota: Los empleados DEBEN tener un número de proveedor establecido para capturar solicitudes de reembolso de viajes.
Distancia de traslado | Se muestra la distancia de traslado. Esta es la cantidad de millas entre su domicilio y su lugar de trabajo asignado. Si necesita modificar su distancia de traslado, oprima Cambiar. Se abre la ventana emergente Por favor escriba su distancia de traslado en un solo sentido. Escriba su distancia de traslado y luego haga clic en Guardar para cerrar la ventana emergente. Los valores válidos son 0-999.9. Nota del administrador: La distancia de traslado también puede modificarse en el registro demográfico del empleado en ASCENDER Personal. |
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Plantel de paga | Se muestra el plantel de paga. Este es el identificador del plantel de paga al que está asignado. Nota del administrador: El plantel de paga se toma de la frecuencia de pago más alta en la que el empleado está activo. |
Se muestra una lista de sus viajes, si existen. Se muestran los siguientes detalles de cada solicitud de viaje:
Núm. de viaje | Se muestra el número de viaje de la solicitud de viaje existente. El número de viaje se asigna a una nueva solicitud cuando se guarda o envía. Después de enviar una solicitud, puede dar seguimiento al progreso de la solicitud usando el número de viaje. |
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Primera fecha | Para una solicitud de millas recorridas en un solo día, se muestra la fecha del viaje. O bien, para solicitudes extendidas de millas recorridas, se muestra la fecha del primer viaje. |
Estado | Se muestra el estado actual de la solicitud de viaje. |
Total solicitado | Se muestra el monto total de la solicitud de viaje. |
Núm. de cheque | Después de que se apruebe y procese, la solicitud de viaje se convierte en una transacción de cheque de Finanzas y se paga en la siguiente ejecución de cheques de Finanzas. Se muestra el número de cheque. |
Fecha del cheque | Se muestra la fecha de ejecución del cheque en Finanzas. |
❏ Use los siguientes campos para filtrar la información de la solicitud de viaje por rango de fechas o por estado.
Estado | Haga clic en la flecha del menú desplegable para seleccionar el estado para el que quiere ver la información de las solicitudes de viaje. • Todos • Aprobados • Pendientes • Guardados |
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Desde y Hasta | Escriba el rango de fechas para el que desea ver la información de las solicitudes de viajes, o haga clic en el ícono de calendario para seleccionar las fechas. |
❏ Haga clic en Recuperar. Se muestra una lista de solicitudes de viajes del rango de fechas o el estado especificados.
Tiene dos opciones para crear una solicitud de viaje.
Opción 1: Haga clic en Añadir en la esquina superior derecha de la página Solicitudes de viaje. Se abre la ventana emergente Añadir solicitud de viaje.
Opción 2: Desde el calendario de la página de inicio de EmployeePortal, notará que el día presente está resaltado en amarillo.
CONSEJO: Si tiene solicitudes de viaje aprobadas, pendientes o guardadas, aparecen como anotaciones en ese día del calendario. Puede hacer clic en la anotación para abrir los detalles de la solicitud.
Solicitudes de viaje por millas recorridas
❏ Si captura una sola fecha de viaje o varias fechas de viaje consecutivas para viajes no extendidos (millas recorridas y gastos indirectos), asegúrese de llenar los siguientes campos:
Fecha inicial | Escriba la fecha en la que ocurrió el viaje, en formato MM-DD-AAAA. O haga clic en el ícono de calendario para seleccionar una fecha. Si captura una sola fecha de viaje, no necesita una fecha final. |
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Fecha final | Escriba la fecha en la que terminó el viaje, en formato MM-DD-AAAA. O haga clic en el ícono de calendario para seleccionar una fecha. |
Plantel | El plantel se llena automáticamente con su plantel de paga asignado. Nota del administrador: El plantel de paga se toma de la frecuencia de pago más alta en la que el empleado está activo. |
❏ Si las selecciones de Fecha inicial y Fecha final exceden a un solo día, aparece la casilla ¿Pasar la noche?
No seleccione la casilla ¿Pasar la noche? para viajes que no sean extendidos.
Nota: Seleccionar la casilla ¿Pasar la noche? permite mostrar los campos adicionales necesarios para crear una solicitud de viaje extendido.
❏ Haga clic en Añadir. Se muestra la página Solicitud de viaje, con una anotación para cada día de su viaje y con las fechas seleccionadas según las fechas inicial y final que capturó.
De lo contrario, haga clic en Cancelar para cerrar la ventana emergente Añadir solicitud de viaje y regresar al calendario de EmployeePortal o a la página Solicitud de viaje.
Solicitud de viaje por millas recorridas
El resumen de viajes aparece en la parte superior de la página, con los siguientes detalles:
Nota: Si captura una solicitud nueva, esta información está en blanco.
❏ Llene la siguiente información de la solicitud.
Fecha | La fecha de viaje se llena automáticamente con la fecha que usted seleccionó en la ventana Añadir solicitud de viaje, pero puede modificarse. Escriba la fecha en la que se hizo el viaje, en formato MM-DD-AAAA. O haga clic en el ícono de calendario para seleccionar una fecha. |
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Hora de inicio | Escriba la hora en la que partió del sitio original (hora de inicio) en formato HH MM AM/PM. O bien, haga clic en el ícono de reloj para seleccionar la hora de inicio. |
Hora de terminación | Si el viaje capturado es redondo, escriba la hora a la que regresó al lugar original (hora de terminación) en formato HH MM AM/PM. Si el viaje capturado es en un solo sentido, escriba la hora a la que llegó a su destino. O bien, haga clic en el ícono de reloj para seleccionar la hora de terminación. |
Contacto | Escriba el nombre de su persona de contacto en el destino. Este campo puede contener un máximo de 40 caracteres y es obligatorio. |
Propósito | Escriba el propósito del viaje. Este campo puede contener un máximo de 180 caracteres y es obligatorio. |
Millas iniciales | Escriba la lectura inicial del odómetro. Si se usa este campo, deje en blanco el campo Mapa. |
Millas finales | Escriba la lectura final del odómetro. Si se usa este campo, deje en blanco el campo Mapa. |
Mapa de millas recorridas | Puede usar este campo para escribir las millas reembolsables totales. Si usa este campo, debe los campos Millas iniciales/finales en blanco. Escriba el número de millas desde el punto de origen al destino, si el viaje es en un solo sentido, calculadas con software de mapeo. Para viajes redondos, duplique las millas recorridas del total en un solo sentido. |
Tot | Se calculan y muestran las millas recorridas totales (Millas iniciales - Millas finales). |
Viaje redondo | Seleccione para indicar que la anotación corresponde a un viaje redondo con las mismas millas recorridas en cada sentido (dos viajes en un solo sentido, uno del punto A al punto B y el otro del punto B al punto A). Seleccionar Viaje redondo duplica las millas totales de la anotación. |
Traslado cotidiano | Seleccione para incluir la distancia de su traslado cotidiano en el cálculo de las millas recorridas. Seleccione solamente los viajes en los que salga de su domicilio a un destino, o en los que salga de un destino para ir a su domicilio. Si selecciona Viaje redondo, las millas del traslado cotidiano se deducen dos veces de las millas totales. Si no selecciona Viaje redondo, las millas del traslado cotidiano se deducen solamente una vez de las millas totales. Por ejemplo, si captura un viaje de un solo sentido desde su domicilio a un destino con un total de 50 millas y la distancia de su traslado cotidiano es de 20 millas, entonces sus millas totales de la solicitud serán 30 millas (50 - 20). |
Tarifa por millas recorridas | Se muestra la tarifa de reembolso por millas recorridas. Esta tarifa se configura en la aplicación ASCENDER Finanzas, de acuerdo con las fechas de viaje. |
Importe total por millas recorridas | Se muestra el importe total a reembolsar por la anotación (Millas totales - Distancia de traslado cotidiano X Tarifa de reembolso por milla). |
Importe varios | Escriba el importe de los gastos adicionales por conceptos como peajes, cuotas de estacionamiento, etc. En el campo Motivo varios, indique el motivo del importe varios. |
CONSEJO: Si los campos Punto de origen y Destino no están habilitados, significa que su administrador de EmployeePortal ha habilitado la función de bloqueo de lugares. Haga clic en el enlace Lugares para seleccionar de una lista predefinida de lugares de viaje.
❏ En Punto de origen:
Descripción del origen | Escriba una descripción del lugar de partida. |
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Dirección de origen | Escriba la dirección de la que partió. |
Ciudad | Escriba el nombre de la ciudad de la dirección de origen. Este campo puede contener un máximo de 25 caracteres. |
Estado | Haga clic en la flecha del menú desplegable para seleccionar un estado para la dirección de origen. |
Código postal | Escriba los cinco dígitos del código postal de la dirección de origen. |
❏ En Destino:
Descripción del destino | Escriba una descripción del lugar de destino. |
---|---|
Dirección de destino | Escriba la dirección a la que viajó. |
Ciudad | Escriba el nombre de la ciudad de la dirección de destino. Este campo puede contener un máximo de 25 caracteres. |
Estado | Haga clic en la flecha del menú desplegable para seleccionar un estado para la dirección de destino. |
Código postal | Escriba los cinco dígitos del código postal de la dirección de destino. |
❏ Si el bloqueo de lugares está habilitado, haga clic en el enlace Lugares para abrir y seleccionar de una lista predefinida de lugares de viaje.
Asignar códigos de cuenta:
❏ Haga clic en el enlace Códigos de cuenta para asignar un código de cuenta a un día de viaje específico en la solicitud de viaje. O bien, haga clic en el botón Asignar códigos de cuenta en la parte superior de la página para asignar códigos de cuenta a toda la solicitud de viaje.
Se abrirá la ventana emergente Asignar códigos de cuenta, que le permite capturar la información del código de cuenta de la solicitud de viaje. Solamente se muestran los códigos de cuenta a los que usted tiene acceso.
El botón Asignar códigos de cuenta tiene prioridad sobre las asignaciones de códigos de cuenta para un día de viaje específico en una solicitud de viaje.
❏ Haga clic en Calcular porcentaje para llenar la columna Porcentaje con base en la cantidad capturada en la columna Importe.
❏ Haga clic en Calcular importe para llenar la columna Importe, con base en el porcentaje capturado en la columna Porcentaje.
Se muestran el porcentaje total y la distribución de importes a todas las cuentas incluidas.
❏ Haga clic en OK para guardar sus cambios y cerrar la ventana emergente. De lo contrario, haga clic en Cancelar.
❏ Haga clic en + para añadir una anotación adicional.
Solicitud de viaje extendido:
❏ Si captura varias fechas de viaje consecutivas para un viaje extendido (millas recorridas, alojamiento, comidas y gastos indirectos), asegúrese de llenar los siguientes campos:
Fecha inicial | Escriba la fecha en la que ocurrió el viaje, en formato MM-DD-AAAA. O haga clic en el ícono de calendario para seleccionar una fecha. Si captura una solicitud de viaje extendido, indique la primera fecha del viaje. |
---|---|
Fecha final | Escriba la fecha en la que terminó el viaje, en formato MM-DD-AAAA. O haga clic en el ícono de calendario para seleccionar una fecha. Si captura una solicitud de viaje extendido, indique la última fecha del viaje. |
Plantel | El plantel se llena automáticamente con su plantel de paga asignado. Nota del administrador: El plantel de paga se toma de la frecuencia de pago más alta en la que el empleado está activo. |
❏ Si las selecciones de Fecha inicial y Fecha final exceden a un solo día, aparece la casilla ¿Pasar la noche?
Seleccione la casilla ¿Pasar la noche? Aparecerán los campos de hora.
Nota: Seleccionar la casilla ¿Pasar la noche? permite mostrar los campos adicionales necesarios para crear una solicitud de viaje extendido.
Hora de inicio | Escriba la hora en la que partió del sitio original (hora de inicio) en formato HH MM AM/PM. O bien, haga clic en el ícono de reloj para seleccionar la hora de inicio. |
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Hora de terminación | Escriba la hora a la que regresó al lugar original (hora de terminación) en formato HH MM AM/PM. O bien, haga clic en el ícono de reloj para seleccionar la hora de terminación. |
❏ Haga clic en Añadir. Se muestra la página Solicitud de viaje, con una anotación para cada día de su viaje y con las fechas seleccionadas según las fechas inicial y final que capturó.
De lo contrario, haga clic en Cancelar para cerrar la ventana emergente Añadir solicitud de viaje y regresar al calendario de EmployeePortal o a la página Solicitud de viaje.
Solicitud de viaje extendido
El resumen de viajes aparece en la parte superior de la página, con los siguientes detalles:
Nota: Si captura una solicitud nueva, esta información está en blanco.
❏ Llene la siguiente información de la solicitud.
Los campos Partida y Regreso se llenan automáticamente con las fechas y horas seleccionadas en la ventana emergente Añadir solicitud de viaje.
❏ Después de capturar todos los detalles de viaje de la anotación del primer día, en las anotaciones subsecuentes aparece la casilla Copiar del día anterior. Seleccione esa casilla para copiar todos los detalles del viaje del día anterior y luego haga los cambios necesarios. Esta función anula los datos existentes y los reemplaza con los detalles del día anterior. Si selecciona esta casilla en el último día del viaje y el día del que está copiando tiene un importe de cena, el campo Cena no se llenará si la hora de regreso no es más tarde que la Hora de regreso elegible para cena definida en ASCENDER Finanzas.
Contacto | Escriba el nombre de su persona de contacto en el destino. Este campo puede contener un máximo de 40 caracteres y es obligatorio. |
---|---|
Propósito | Escriba el propósito del viaje. Este campo puede contener un máximo de 180 caracteres y es obligatorio. |
❏ En Punto de origen:
Descripción del origen | Escriba una descripción del lugar de partida. |
---|---|
Dirección de origen | Escriba la dirección de la que partió. |
Ciudad | Escriba el nombre de la ciudad de la dirección de origen. Este campo puede contener un máximo de 25 caracteres. |
Estado | Haga clic en la flecha del menú desplegable para seleccionar un estado para la dirección de origen. |
Código postal | Escriba los cinco dígitos del código postal de la dirección de origen. |
❏ En Destino:
Descripción del destino | Escriba una descripción del lugar de destino. |
---|---|
Dirección de destino | Escriba la dirección a la que viajó. |
Ciudad | Escriba el nombre de la ciudad de la dirección de destino. Este campo puede contener un máximo de 25 caracteres. |
Estado | Haga clic en la flecha del menú desplegable para seleccionar un estado para la dirección de destino. |
Código postal | Escriba los cinco dígitos del código postal de la dirección de destino. |
❏ Si el bloqueo de lugares fue habilitado por su administrador de EmployeePortal, haga clic en el enlace Lugares para abrir y seleccionar de una lista predefinida de lugares de viaje.
❏ En Detalles del viaje hay una sección de anotación para cada día del viaje. Llene los campos que correspondan.
Millas iniciales | Escriba la lectura inicial del odómetro. Si se usa este campo, deje en blanco el campo Mapa. |
---|---|
Millas finales | Escriba la lectura final del odómetro. Si se usa este campo, deje en blanco el campo Mapa. |
Mapa de millas recorridas | Puede usar este campo para escribir las millas reembolsables totales. Si usa este campo, debe los campos Millas iniciales/finales en blanco. Escriba el número de millas desde el punto de origen al destino, si el viaje es en un solo sentido, calculadas con software de mapeo. Para viajes redondos, duplique las millas recorridas del total en un solo sentido. |
Viaje redondo | Seleccione para indicar que la anotación corresponde a un viaje redondo con las mismas millas recorridas en cada sentido (dos viajes en un solo sentido, uno del punto A al punto B y el otro del punto B al punto A). Seleccionar Viaje redondo duplica las millas totales de la anotación. |
Traslado cotidiano | Seleccione para incluir la distancia de su traslado cotidiano en el cálculo de las millas recorridas. Seleccione solamente los viajes en los que salga de su domicilio a un destino, o en los que salga de un destino para ir a su domicilio. Si selecciona Viaje redondo, las millas del traslado cotidiano se deducen dos veces de las millas totales. Si no selecciona Viaje redondo, las millas del traslado cotidiano se deducen solamente una vez de las millas totales. Por ejemplo, si captura un viaje de un solo sentido desde su domicilio a un destino con un total de 50 millas y la distancia de su traslado cotidiano es de 20 millas, entonces sus millas totales de la solicitud serán 30 millas (50 - 20). |
Tot | Se calculan y muestran las millas recorridas totales (Millas iniciales - Millas finales). |
Tarifa por millas recorridas | Se muestra la tarifa de reembolso por millas recorridas. Esta tarifa se configura en ASCENDER Finanzas, de acuerdo con las fechas de viaje. |
Importe total por millas recorridas | Se muestra el importe total a reembolsar por la anotación (Millas totales - Distancia de traslado cotidiano X Tarifa de reembolso por milla). |
Alojamiento | Si es necesario alojarse en un hotel, escriba el nombre del hotel. Este campo puede contener un máximo de 35 caracteres. El gasto de hotel puede pagarse usando una de dos formas: Usted puede pagar la factura y solicitar un reembolso. En ese caso, escriba el importe en el campo Importe de reembolso. El hotel puede enviar su factura directamente a la agencia educativa local o el centro de servicio. En ese caso, escriba el número de referencia en el campo Núm. ref. factura directa (hasta 20 caracteres). |
Comidas | En los campos Desayuno, Almuerzo y Cena, escriba el importe incurrido por gastos de comidas. Estos importes no pueden exceder los límites establecidos por su administrador de EmployeePortal en ASCENDER Finanzas.
Notas: Si necesita más información sobre estos importes y horas, comuníquese con su supervisor o con el administrador de EmployeePortal. |
Aprobación manual de comidas | Seleccione su algún gasto por comidas en la fecha excedió los límites. Si lo selecciona, debe escribir una explicación en el campo Motivo de aprobación manual. |
Total de comidas | Se muestra el total de los gastos de desayuno, almuerzo y cena. |
Gastos adicionales | En los campos Estacionamiento, Taxi y Varios, escriba los importes de sus gastos por estacionamiento, taxi o varios durante el día. El campo Varios se usa para gastos que no entran en ninguna de las otras categorías. Si se captura un importe en el campo Varios, se requiere una explicación en el campo Motivo de varios. |
Total de gastos adicionales | Se muestra la suma de todos los gastos adicionales del día. |
Total diario | Se muestra la suma de todos los gastos del día. |
Asignar códigos de cuenta:
❏ Haga clic en el enlace Códigos de cuenta para asignar un código de cuenta a un día de viaje específico en la solicitud de viaje. O bien, haga clic en el botón Asignar códigos de cuenta en la parte superior de la página para asignar códigos de cuenta a toda la solicitud de viaje.
Se abrirá la ventana emergente Asignar códigos de cuenta, que le permite capturar la información del código de cuenta de la solicitud de viaje. Solamente se muestran los códigos de cuenta a los que usted tiene acceso.
El botón Asignar códigos de cuenta tiene prioridad sobre las asignaciones de códigos de cuenta para un día de viaje específico en una solicitud de viaje.
❏ Haga clic en Calcular porcentaje para llenar la columna Porcentaje con base en la cantidad capturada en la columna Importe.
❏ Haga clic en Calcular importe para llenar la columna Importe, con base en el porcentaje capturado en la columna Porcentaje.
Se muestran el porcentaje total y la distribución de importes a todas las cuentas incluidas.
❏ Haga clic en OK para guardar sus cambios y cerrar la ventana emergente. De lo contrario, haga clic en Cancelar.
Cuando haya terminado su solicitud de viaje:
❏ Haga clic en Guardar para guardar la solicitud sin enviarla para su aprobación. En este punto se muestra el botón Documentos en la parte superior de la página, que le permite cargar documentos tales como recibos, mapas, etc. Después de guardar la solicitud, puede volver a ella en un momento posterior para hacer cambios o enviarla para su aprobación.
❏ Haga clic en Enviar para enviar la solicitud para su aprobación. La solicitud se envía por la ruta de aprobación apropiada.
Usted recibirá un mensaje por correo electrónico cuando la solicitud sea aprobada o devuelta.
❏ Haga clic en Imprimir para imprimir los detalles de la solicitud.
❏ Haga clic en Cancelar para cancelar la solicitud y regresar a la página Solicitudes de viaje.
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